V 106. epizóde predstavím slušnosť v rámci cyklu pozitívne-psychologických konceptov. Dokedy je slušné odpovedať v pracovnej komunikácii? Aké sú pravidlá e-mailovej etikety, tzv. netikety? Kedy je vhodné volať a kedy písať správu? Aká je slušná odpoveď na súkromnú správu? Ako sa odučiť nadávať? Prečo byť slušný k dáme a staršiemu človeku?
Túto epizódu čítate vďaka tomu, že ma podporujete na HeroHero. Ďakujem vám!
Čo je slušnosť?
Verím, že sa v tejto epizóde slušne porozprávame. Opäť sa budem veľa pýtať a vysvetlím vám niečo, o čom som ešte na mojich Potulkách nehovorila. Pozitívne-psychologický koncept (Bednařík, 2019), ktorý pre vás vyberám, je tentoraz slušnosť. Definícia slušnosti je, že sú to “pravidlá, ako sa správať v určitých situáciách” (Koníčková, 2024). Keďže sa s vami poznám cez moju profesiu, najskôr rozoberiem slušnosť v pracovnom prostredí. Konkrétne sa budem venovať oblastiam, ktoré zoraďujem nasledovne:
- bontón reakcie na pracovný mail
- bontón reakcie na súkromnú správu
- postup ako nenadávať
- bontón k dáme
- bontón k staršiemu človeku
Pracovná komunikácia
Navrhujem pravidlo, že odpovedať na mail je slušné do troch pracovných dní. Skutočne nie sme na špagátiku 24 hodín z dňa, dokonca nemusíme byť toľko ani pri mobile 🙂 Odpisovať okamžite nepovažujem ani za psychologicky vhodné z hľadiska prevencie vyhorenia (Dobríková, 2021, Gránska, 2021, Křivohlavý, 2001, Zvariková, 2019). Osobnosť typu A si “vyrába” stresový režim (Žiaran, 2017) a preťaží sa, lebo chce príliš veľa vecí robiť na 100%. Prečo sa nútiť odpovedať na pracovný mail v daný deň, ak to ešte počká? Možno toho práve máme veľa (kedy nemáme, však?) a bola by to tá posledná kvapka do pohára frustrácie. Potom by sme mohli byť nevrlí na druhých a to nechceme my ani oni. Viete, koľko pravidiel e-mailovej etikety existuje? Podľa prvého zdroja existuje 15 pravidiel e-mail etikety (Akhtar, Ward, 2020), podľa druhého 13 pravidiel a podľa tretieho 7 pravidiel (Trubač, 2018). Nazývaju sa aj NETiketa. Vyberám z nich pre vás osem, ktoré považujem za najpodstatnejšie:
- Predmet. Je dôležité do predmetu mailu napísať čo najvýstižnejší pojem, čoho sa to týka. Dedukujem, že tak zaujmete pozornosť čitateľa a zameria sa skôr na riešenie.
- Profesionálny e-mail. Ak komunikujeme v pracovnej sfére, mali by sme mať mail s pracovnými údajmi. Rozhodne nie žiadna cicuska123 🙂
- Dvakrát meraj a raz rež. Radšej si po sebe mail prečítajme, aby sme opravili prípadné preklepy a zefektívnili text. Tiež dajme pozor, či klikneme “odoslať všetkým”
- Podpis. Je slušné uviesť svoj podpis. Pri pracovných mailoch je to titul, meno, pozícia, spoločnosť a mobil.
- Oslovenie. V pracovnej sfére dbajme na formálnejšie oslovenie ako “Vážený pán”, prípadne “Milý Juraj”. Vyhnime sa osloveniu ako Jurino alebo Ďuri.
- Skontrolovať prijímateľa. Skontrolujme si, či sme vybrali správneho príjemcu. Ľahko sa dá pomýliť a vybrať iného, koho meno začína na to isté písmeno.
- Klasický font. Používajme na prehľadnosť a čitateľnosť klasické typy písma čiernej farby. V poriadku sú Helvetica, Arial, Times New Roman a veľkosť písma 10-12.
- Nepíšme nič dôverné. Myslime na to, že ostatní môžu vidieť, čo píšeme. Nepíšme preto nič, čo nemajú vidieť iní. Ani to, čo by nám mohlo škodiť alebo iných raniť.
Súkromná komunikácia
Aké sú pravidlá slušného správania v súkromnej komunikácii? Medzi prioritné radím odpísať na súkromnú správu, kým idete spať. Možno vám to príde samozrejmé. Avšak sú ľudia, ktorí komunikáciu jednoducho odignorujú a neodpíšu na ňu. Nielen daný deň, ale dokonca vôbec. Nemusíte odpisovať veľa, stačí dať like na fotku od kamaráta. Alebo na pozvanie ísť von odpísať jednoduché “Ďakujem, nestíham.” Ak vám v priebehu dňa príde správa od kamaráta či príbuzného, nie je slušné ju odignorovať. Poteší, ak odpíšete hneď, ale to niekedy skutočne nejde z objektívnych dôvodov. Možno máte práve klienta 🙂 Preto je v poriadku odpísať s pár hodinovým oneskorením. Ak chcete niečo prioritné, odporúčam volať, nie písať. Platí to aj opačne! Domnievam sa, že ak to nie je súrne, je vhodnejšie napísať správu skôr než volať. Som presvedčená, že je to empatické a ohľaduplné k druhému človeku. Pretože hoci vy práve máte čas na telefonát, on je možno aktuálne zaneprázdnený. Viem si predstaviť štyri dôvody, prečo je pochopiteľné, ak niekto neodpovie na správu v ten deň:
- Flegmatik. Máte kamaráta, ktorý má všetko “na saláme”? Pri ňom môžete rátať, že vám odpovie neskôr. I keď by bolo fajn, keby sa naučil odpovedať aspoň večer.
- Dovolenka. Ak je niekto na dovolenke, možno ju chce stráviť v kľude mimo internet. Odporúčam to rešpektovať a podobne ako cez sviatky nečakať jeho skorú odpoveď.
- Choroba. Ak je niekto chorý, zdravie sa mení z prostriedka na dosahovanie cieľov na samotný cieľ (Křvohlavý, 2001). Bude možno viac ležať a spať než si čítať správy.
- Extrémne náročný deň. Poznáte to, že je niekedy náročnejší deň ako iné? Vtedy je ok oddýchnuť si od elektroniky a ísť si napríklad zabehať alebo rovno sa ísť vyspať.
Na pracovný mail považujem za slušné odpísať do troch pracovných dní. Na súkromnú správu vnímam, že je slušné odpísať do večera. Veď tam máte ľudí, ktorých máte (snáď) radi 🙂 Tak navrhujem štandardné doby, ktoré sa môžu líšiť od situačných faktorov.
Nenadávať!
V žiadnom, ale ozaj žiadnom prípade nesmieme používať nadávky v pracovnom prostredí. Ak sme v súkromnom prostredí, nadávky tiež neodporúčam. Hlavne pri dámach povzbudzujem pánov sa ovládať. Som presvedčená, že je to gentlemanské a dokonca dôležitejšie, ako nepodať ruku dáme. A to je čo povedať, lebo podanie ruky dáme je pre mňa znakom, že pán sa nevyzná v bontóne a etikete. Ak sa v tom chcete viac zorientovať, odporúčam publikáciu pána Daniela Šmída (2022) Gentlemanual. Tu sa dostávame k pravidlám slušného správania naživo. Čo robiť ak sa vám nadávka derie na svet a máte ju na jazyku? Dobrá správa je, že s tým sa dá pracovať! Nadávku navrhujem obísť dvoma základnými spôsobmi, ktoré vám viem trénovať v psychoporadenstve:
- buďme autentický – namiesto nadávky povedzme napríklad “Som rozčúlený”, ako som vysvetlila v 42. Potulke o emóciách
- použime citoslovcie – ak sa nám nedarí, povedzme si napríklad “Jaaajha”, ako som o tom vravela v 23. Potulke o frustrácii.
Bontón k dáme a staršiemu človeku
Muži sú štandardne fyzicky silnejší ako ženy alebo starí ľudia. Preto považujem za slušné, ak muž podrží dvere dáme aj starému človeku. Má aj žena podržať dvere staršiemu pánovi? Podľa mňa áno, pretože 30-ročná dáma môže už mať viac sily ako 70-ročný pán. Samozrejme, rovnako je milé pomôcť aj staršej pani. Povzbudzujem aj nás dámy bežne byť na to nastavené, ak vstupujeme do obchodu. Dnes ráno, keď som vstupovala do mäsiarstva, som sa pristihla pri tom, že už číham, či niekomu môžem podržať dvere. Zrovna nikto nevychádzal ani neprichádzal. Vždy som rada, ak môžem pomôcť staršiemu človeku, keďže tie dvere sú fakt niekedy ťažké 🙂 Už som zažila rôzne reakcie. Viacero starších dám, keď som im podržala dvere, sa na mňa srdečne usmialo a poďakovalo. To ma potešilo. Zažila som však aj skúsenosť, že staršia pani, ktorej som podržala dvere do obchodu, sa na mňa ani nepozrela, ani nepoďakovala. Akoby sa jej otvorila fotobunka. Nevadi, biológiu som mala vždy rada, a vlastne sme všetci začali existenciu na tomto svete ako “bunka” 😀 teda sa s tým stotožňujem, a vlastne aj so slovom “foto” som ok. Lebo znamená “svetlo” a snažím sa vniesť svetlo do psychických záležitostí klientov aj vás. Rozmýšľala som, ze pani možno mala svoj extrémne náročný deň, tak nepoďakovala. Ako keď som písala, že pri takom dni je pochopiteľné, ak vám niekto neodpíše. Nerobme z toho súdy a nenechajme sa odradiť! Pomoc je to tak či tak, či vám niekto slušne poďakuje, alebo nie. Odporúčam povedzme si, že sme aspoň urobili dobrý skutok. Trénujeme tak svoju sebadôveru.
Záver
V Potulke o slušnosti som vám poskytla niekoľko pravidiel netikety. Predstavila som vám základné pravidlá slušnosti v pracovnej e-mailovej komunikácii. Nezabnudnime štandardne odpovedať na pracovný mail do troch dní, napísať jasný predmet a nepísať citlivé informácie. Napadá mi ešte dodať, že je slušné písať reťazovo, tj. za sebou idúce maily v jednej mailovej komunikácii. V súkromnej sfére je slušné odpísať do večera s výnimkou neštandardných situácií. Tam patrí napríklad dovolenka a choroba. Keďže idú vianočné sviatky, napadlo mi ešte povedať, že ani vtedy nemusíme odpísať hneď.
V sociálnych situáciách naživo je slušné, ak sa snažíme nenadávať, Namiesto toho môžeme použiť citoslovcia a byť autentický.
Pri sociálnych interakciách je slušné, ak silnejší pomôže slabšiemu. To je aj heslo skautingu, ktoré som sa v detstve naučila. Preto ak vidíte niekoho staršieho pri vstupe do obchodu, je slušné mu podržať dvere. Takisto sa ako dámy neurážajme, ak nám dvere podrží muž. Je to znak slušnosti a skutočne nám to môže pomôcť. Ako som dopísala túto epizódu, šla som potom po chodníku do práce. Oproti mne niekto bežal, možno chcel chytiť autobus. A hoci je slušné chodiť po pravej strane chodníka a bežal presne po opačnej strane, ustúpila som nabok. Povzbudzujem vás vo vhodnej chvíli ustúpiť niekomu z cesty.
Prajem vám, aby ste trávili čas so slušnými ľuďmi. Majte sa dobre a majte oduševnené chvíle!
Bibliografia
Akhtar., A., Ward, M. 15 email etiquette rules every professional should know. Dostupné: https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#15-nothing-is-confidential–so-write-accordingly-15 (citované 4.12 2024)
Bednařík, A. 2019. Čo je Pozitívna psychológia? Dostupné: https://psychologiastastia.sk/co-je-pozitivna-psychologia/ (citované 4.12 2024)
Dobríková, P. 2021. Ako predísť vyhoreniu? Pobudnúť v prírode a spomaliť. Dostupné: https://www.truni.sk/news/ako-predist-vyhoreniu-pobudnut-v-prirode-spomalit (citované 4.12 2024)
Gránska, Z. 2021. Syndróm vyhorenia: Robíte niečo preto, aby sa z vás nestala „vyhorená mama“? Dostupné: https://eduworld.sk/cd/zuzana-granska/906/syndrom-vyhorenia-robite-nieco-preto-aby-sa-z-vas-nestala-vyhorena-mama (citované 4.12 2024)
Koníčková, J. 2024. Pravidlá slušného správania, na ktoré v dnešnej dobe mnohí zabúdajú. Dostupné: https://eduworld.sk/cd/jaroslava-konickova/10393/pravidla-spravania-ktore-su-charakteristicke-pre-dnesnu-dobu (citované 10.12 2024)
Křivohlavý, J. 2001. Psychologie zdraví. Praha : Portál. 279s. ISBN 80-7178-774-4.
Šmíd, D. 2022. Gentlemanual. Brno: Backstage books. 264s. ISBN 9788076650800.
Trubač, M. 2018. Toto je 7 pravidiel ako napísať e-mail podľa NETikety. Dostupné: https://www.prezidentconsulting.sk/toto-je-7-pravidiel-ako-napisat-e-mail-podla-netikety/
Zvariková, M. 2019. S hrôzou do práce: Syndróm vyhorenia môže postihnúť každého. Dostupné: https://www.npz.sk/sites/npz/Stranky/NpzArticles/2013_06/Syndrom_vyhorenia.aspx?did=1&sdid=49&tuid=0&page=full& (citované 4.12 2024)
Žiaran, P. 2017. Mapovanie súvislostí medzi osobnostnými črtami v kontexte konkurenčného a kooperatívneho správania. Olomouc : Filozofická fakulta Univerzity Palackého. Dostupné: https://theses.cz/id/rq157u/bc__iaran.txt (citované 4.12 2024)
https://eventive.sk/13-pravidiel-e-mail-etikety/, 4.12 2024
https://psychotypy.webnode.sk/typologie-osobnosti/osobnost-typu-a-a-b/, 4.12 2024