V 96. epizóde sa pýtam, prečo plánovať. Akú prevenciu zabezpečuje plán aktivít? Prečo plánovať povinnosti aj radosti? Koľko položiek odporúčam vytvoriť na daný deň? Ako využiť Paretovo pravidlo v plánovaní? Ako prioritizovať na dvoch úrovniach plánovania? Ako aplikovať manažérske pravidlo pri určení priorít?
Túto epizódu čítate vďaka tomu, že ma podporujete na HeroHero. Ďakujem vám!
Plán aktivít
Patríte medzi dlhodobých poslucháčov môjho podcastu Potulky psychológiou? Ak áno, v niekoľkých epizódach ste mohli počuť, ako predstavujem plán aktivít. Napríklad v 7. Potulke o depresii, 23. Potulke o frustrácii a 62. Potulke o prokrastinácii. Autorom metodiky je Froggatt (2003) a pôvodne je koncipovaná ako prevencia depresie. Skutočne, denne plánovať program považujem za viacnásobnú psychologickú prevenciu. Vnímam význam v predchádzaní stresu, frustrácie a prokrastinácie. Ako by mohol náš denný plán vyzerať? Vymyslím a ponúknem vám modelový príklad:
> ráno si zacvičiť
> pred prácou nakúpiť potraviny
> presadiť kvety
> poliať aj zvyšné kvety
> pracovať ďalej na projekte
> začať nový projekt
> ísť hrať bedminton
> ísť s kamošmi na pizzu
Všimli ste si, že v plánovaní denného programu odporúčam povinnosti, ale aj radosti? Za základnú chybu považujem plánovať si iba pracovné povinnosti. Prečo si nenaplánovať aj to, že práve dnes je ten deň, kedy ideme hrať bedminton? Alebo poliať svoje kvetinky? 🙂 Za ideálne považujem tvoriť si plán večer predtým. Je to v súlade s výskumným zistením, že večer sa aktivuje kreativita človeka (Koníčková, 2021). Povzbudzujem vás tvoriť si váš plán v chronologickom poradí kvôli prehľadnosti a efektivite.
Koľko položiek plánovať?
A všimli ste si, že v pláne, ktorý som pre vás vymyslela, som uviedla “iba” 8 vecí? Aplikovala som Paretovo pravidlo fungujúce na princípe 80/20 (Kršiak, 2023, Mikula, 2019). Považujem ho za univerzálne použiteľné v pozitívnej psychológii (Bednařík, 2019). Ísť na 80% sa vypláca vo väčšine oblastí! Či sa už jedná o upratovanie, varenie alebo tvorenie svojho plánu. Ako som navrhla v 86. Potulke psychológiou o Paretovom pravidle, “80% vecí robme na 80%.” Teraz už citujem samú seba, to je vyšší level 🙂 Rada odcitujem aj Koníčkovú (2021), ktorá odporúča plánovať si vopred 10 vecí. Súhlasím, môžeme si naplánovať 10 položiek. Ale splňme “paretovsky” len 8! Samozrejme, nemusíme splniť presne 8 položiek z nášho plánu. Paretovo pravidlo je celé o optimálnom, nie ideálnom plnení kritérií. Ak by sme sa snažili na 100% splniť všetky plánované položky, zbytočne by sme sa stresovali. Takýto perfekcionizmus je jeden z hlavných rizikových interných faktorov vyhorenia (Gránska, 2021, Zvariková, 2019). Preto keď poviem, že odporúčam splniť plán na 80%, myslím to približne. Štandardnú odchýlku navrhujem okolo 10%. Preto ak sa nám podarí z 10 položiek splniť 7-9, môžeme byť na seba hrdí! Okrem toho, nerobme si veľkú hlavu z toho, ak sme zabudli vytvoriť si plán na druhý deň. Áno, za ideálne považujem robiť si plán večer predtým. Avšak, ak nestíhate, povzbudzujem vás kľudne si povedať, že budete plánovať ráno! Lenže, tam už odporúčam určiť si to ako prioritu. A skutočne si ráno trebárs pri raňajkách vytvoriť plán na dnešný deň.
Prioritizácia
Viete prioritizovať? Ak máte problém s určovaním priorít, rada vás privítam v psychoporadenstve. Spolu sa môžeme pozrieť na to, ako vybrať vaše priority. Samozrejme vieme sa zamerať aj na to, ako ich dodržovať a plniť. Pretože sa nám bežne stáva, že si niečo naplánujeme a prídu nové okolnosti. Potrebujete riešiť naliehavý problém, ochoriete alebo vám šéf určí nové pracovné povinnosti. Tieto faktory môžu podľa mňa pôsobiť inhiibične ako bariéry plánovania. Preto odporúčam povedať si, čo z plánu dňa je pre vás priorita. Odporúčam vybrať si zopár položiek, na ktorých vám najviac záleží a treba ich splniť. Ostatné veci budú na “druhej úrovni plánovania”, ako som vymyslela pre vás toto označenie 🙂 Práve z nich navrhujem vybrať tie položky, ktoré podľa Paretovho pravidla s najväčšou pravdepodobnosťou nesplníte. Odporúčam dopredu rátať s tým, že neplníme celý plán 10 položiek. Tvorím termín “prvá úroveň plánovania”, v ktorej plánujeme hlavné priority na dnešný deň. Ak si naplánujeme 8 vecí, netreba ich splniť všetky! Vaše priority by však viac-menej medzi splnenými položkami mali byť.
Dve úrovne plánovania
Plán dňa môže detailne vyzerať tak, že v ňom vyznačíme priority a sekundárne položky:
- priority (“prvá úroveň plánovania”):
> pred prácou nakúpiť potraviny
> pracovať ďalej na projekte
> začať nový projekt
> ísť hrať bedminton
> ísť s kamošmi na pizzu
- sekundárne položky (“druhá úroveň plánovania”:
> ráno si zacvičiť
> presadiť kvety
> poliať aj zvyšné kvety
Napadá mi, že ešte aj medzi prioritami vieme rozlišovať stupeň dôležitosti. To už povzbudzujem rozobrať si spolu konkrétne s vaším plánom v psychoporadenstve. Čo robiť, ak príde nečakaná priorita na daný deň? Odporúčam preškrtať a nahradiť predošlú prioritu novou. Ako v kartách, vyššia berie 😀 preto bez výčitky môžeme novú, naliehavejšiu záležitosť vymeniť za menej dôležitú. Napríklad takto:
- priority (“prvá úroveň plánovania):
>pred prácou nakúpiť potraviny/ nakúpiť po práci pretože ráno leje
> pracovať ďalej na projekte
>začať nový projekt/ nie, lebo ste nečakane viezli blízkeho k lekárovi
> ísť hrať bedminton
> ísť s kamošmi na pizzu
- sekundárne položky (“druhá úroveň plánovania”):
> ráno si zacvičiť
> presadiť kvety
> poliať aj zvyšné kvety
Záver
Plánovanie považujem za výbornú prevenciu depresie a prokrastinácie. Vytvoriť si plán aktivít v chronologickom poradí vnímam ako podporu motivácie plniť ich. Aby bola na optimálnej úrovni, zdôrazňujem plánovať povinnosti i radosti. Musíme si tvoriť plán na každý deň? Rozhodne nie, odporúčam robiť ho paretovsky cca na 80% dní. Ideálne je večer predtým, ale za optimum považujem vytvoriť ho aj dané ráno. Optimálne je plánovať 8-10 položiek a splniť z nich 6-8. V dnešnej Potulke som vám ponúkla modelový plán. Vymyslela som 8 položiek, ktoré som rozdelila do dvoch úrovní plánovania. Na prvej úrovni plánovania navrhujem určiť si priority. Na druhej úrovni plánovania odporúčam označiť, ktoré sekundárne položky zrejme nesplníte. Čo robiť, ak príde nečakaná záležitosť ako napríklad ochorenie? Vtedy navrhujem preškrtať si predošlú prioritu a nahradiť ju novou. Čo takto skúsiť si plánovať práve teraz? Ako znie staré dobré manažérske pravidlo: čo môžeš urobiť do dvoch minút, to urob hneď 😀 Odporúčam dajte si teraz dve minúty pauzu, aby ste si vytvorili svoj plán dňa. Povzbudzujem vás zvýrazniť aspoň jednu radosť a vybrať niekoľko priorít.
Majte sa dobre a majte oduševnené chvíle!
Bibliografia
Bednařík, A. 2019. Čo je Pozitívna psychológia? Dostupné: https://psychologiastastia.sk/co-je-pozitivna-psychologia/ (citované 15.5.2024)
Gránska, Z. 2021. Syndróm vyhorenia: Robíte niečo preto, aby sa z vás nestala „vyhorená mama“? Dostupné: https://eduworld.sk/cd/zuzana-granska/906/syndrom-vyhorenia-robite-nieco-preto-aby-sa-z-vas-nestala-vyhorena-mama (citované 22.5.2024)
Froggatt, W. 2003. Šťastie je vaša voľba. Bratislava : Ikar. 309 s. ISBN 80-551-1085-9.
Kršiak, A, 2023. Paretov princíp môžeš uplatniť úplne vo všetkom. Vylepší každý aspekt tvojho života. Dostupné: https://www.startitup.sk/paretov-princip-mozes-uplatnit-uplne-vo-vsetkom-vylepsi-kazdy-aspekt-tvojho-zivota/ (citované 15.5.2024)
Koníčková, J. 2021. 12 tipov, vďaka ktorým naštartujete svoju kreativitu. Dostupné: https://eduworld.sk/cd/jaroslava-konickova/4060/12-tipov-vdaka-ktorym-nastartujete-svoju-kreativitu (citované 15.5.2024)
Mikula, A. 2019. Využívajte Paretovo pravidlo 80/20 každý deň. Dostupné: https://www.timemanagement.sk/paretovo-pravidlo-80-20/ (citované 15.5.2024)
Zvariková, M. 2019. S hrôzou do práce: Syndróm vyhorenia môže postihnúť každého. Dostupné: https://www.npz.sk/sites/npz/Stranky/NpzArticles/2013_06/Syndrom_vyhorenia.aspx?did=1&sdid=49&tuid=0&page=full& (citované 22.5.2024)
https://www.eea.sk/slovnik/priority/, 22.5.2024
https://www.euroekonom.sk/paretovo-pravidlo-8020-a-metoda-abc/, 15.5.2024
https://svetbohatych.com/prokrastinacia-pravidlo/, 22.5.2024